Современный документооборот имеет свои особенности и существенные отличия, которые связаны с упрощенной формой веления и сохранности документов. В нашей время большинство компаний или организаций перешли на новую форму архивации данных, используя электронный архив. В нашей статье мы поговорим о самых основных функциях электронного архива, рассказав так же о преимуществах такой системы хранения данных.

ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Система электронного хранения документов имеет массу достоинств, основным из которых является возможность сохранности площади помещения, которое могло пойти на архив. Современный электронный архив представляет собой структуру, которая позволяет не только хранить данные. Такая система имеет множество дополнительных функций. Рассмотрим основные функции электронного архива.

К основным базовым функциям современного электронного архива можно отнести:

  • Обеспечение структурированного хранения данных, документов или других файлов.
  • Осуществление ведения картотеки документации.
  • Поиск документов, находящихся в архиве.
  • Добавление или удаление документов при необходимости.
  • Хранение документов все версий.

Создание электронного архива – это первый шаг на пути к формированию единого электронного пространства, существенно упрощающего организационные моменты работы. Такое решение станет отличным формированием успешного взаимодействия всех структур организации.

К основным преимуществам электронного архива можно отнести следующие достоинства:

  • Удобство, заключающееся в том, что с такой формой документа очень просто работать, совершая рассылку, печать или копирование документов.
  • Упрощенный поиск. Электронный формат позволяет найти нужный документ в очень короткое время.
  • Сохранность данных. Система хранения обеспечивает полную сохранность всех данных, файлов или документов.
  • Экономия времени. Чтобы найти и использовать нужный документ, у вас нет необходимости идти на склад или в архивное помещение.

Компания Этлас-Софт дает возможность воспользоваться услугами электронного архива данных. Компания гарантирует сохранность данных без риска их утери.